Politique de qualité

Procédure de contrôle qualité de Prévoyance Fer

Procédures faisant l’objet d’un contrôle interne

Voici la liste des tâches faisant l’objet tout particulièrement d’un contrôle de qualité :

• Adhésion,
• Modification couverture d’assurance,
• Modification clause bénéficiaire(s),
• Sinistres Dépendance, Décès et Obsèques,
• Cotisations, comptabilité.

Rappel du personnel

Prévoyance fer compte 3 salariés qui se répartissent les tâches suivantes :

• Un(e) responsable de développement,
• Un(e) responsable communication,
• Un(e) gestionnaire associatif,
• Deux gestionnaire sinistres,
• Un(e) comptable.

Le bureau est composé d’un(e) Président, d’un(e) Vice Président, d’un(e) Secrétaire et d’un(e) Trésorier(e)…

Adhésions

Le responsable de développement contrôle :

• la complétude de la demande d’adhésion et le suivi de toute demande d’information manquante,
• si le questionnaire de santé rentre dans la procédure de délégation d’acception ou s’il doit être envoyé au service médical de l’assureur,
• le respect de la confidentialité des données,
• la préparation du dossier d’adhésion (ou de refus) pour un contrôle par le Président, en vérifiant que conformément à la RGPD :
  • la carte d’adhérent (ou la lettre de refus) comprenne toutes les informations requises,
  • la destruction ou le renvoi des informations sensibles en cas de refus d’adhésion,
  • les données sensibles soient correctement archivées pour les adhésions validées.

Le gestionnaire associatif :

• contrôle la complétude du dossier et annote la demande d’adhésion une fois le dossier validé.

Le Président ou un membre du bureau à la demande du Président contrôle :

• la complétude du dossier et sa validité en signant la carte d’adhérent.

Modification couverture d’assurance

C’est la même procédure de contrôle que pour l’adhésion.

Révision clause bénéficiaires

Le responsable de développement ou un gestionnaire contrôle toute demande de modification de la clause bénéficiaires :

• si elle n’est pas complète ou si elle est illisible, il :
  • la retourne à l’assuré,
  • joins une copie de la demande au dossier de l’assuré ;
  • aucun suivi des demandes en encours est effectué.
• si elle est complète, il :
  • la valide et envoie une confirmation de traitement non détaillée par courrier pour acter l’avenant à la clause bénéficiaires.

Sinistres Dépendance

Prévoyance Fer doit assister les proches de l’adhérent concerné en les aidant à monter la demande de prise en charge. Par conséquent, le responsable de développement, contrôle :

• que le formulaire requis et la liste des justificatifs complémentaires requises soient envoyés (par email ou courrier) aux proches dans les 48 heures suivant la demande ;
• la complétude du dossier et des pièces complémentaires transmises ;
• que le dossier soit envoyé au service adéquat de CNP Assurances dans les 5 jours suivant la réception ;
• la bonne réception du dossier par ce service ;
• que toute information complémentaire demandée puisse être traitée rapidement, qu’elles aient été adressées à Prévoyance Fer ou directement à l’adhérent concerné ;
• que la réponse de l’assureur soit bien envoyée à l’adhérent concerné ou à ses proches.

Sinistres Décès et Obsèques

En cas de décès d’un assuré, le gestionnaire sinistres en charge du dossier :

• confirme la clause bénéficiaires ;
• recherche éventuellement de bénéficiaires, si nécessaire en coopération avec l’assureur ;
• envoie la liste des justificatifs requis dans les temps impartis ;
• vérifie la complétude et la conformité des documents réceptionnés ;
• contrôle montant de l’indemnité et des éventuelles majorations à verser ;
• justifie la conformité de la fiche sinistre.

Un fois les dossiers validés par un autre gestionnaire et par le Secrétaire ou par le Président, le gestionnaire en charge du dossier :

• complète et vérifie le tableau des sinistres pour les échanges avec l’assureur ;
• surveille la sortie des règlements bénéficiaire par bénéficiaire.

Un autre gestionnaire vérifie l’ensemble des dossiers et :

• pour tout besoin de précision ou pour toute suspicion d’erreur ou d’oubli, échange avec le gestionnaire en charge du dossier,
• pour les dossiers validés, établit les ordres de paiement,
• contrôle que les dossiers validés soient soumis au Secrétaire, puis au Président.

Le Secrétaire et le Président vérifie à nouveau les dossiers et

• Retournent les dossiers non validés au gestionnaire en charge du dossier ;
• Signent les courriers envoyés aux bénéficiaires pour validation du dossier ;
• Valident les ordres de paiement une fois les dossiers définitivement validés.

Concernant le contrat Horizon Obsèques, c’est l’assureur qui s’occupe directement du règlement des sinistres.

Cotisations

Le gestionnaire associatif :

• justifie avec le comptable que le montant des cotisations perçues par adhérent soit équivalent avec le montant des sommes reçues en comptabilité (tant que les sommes ne coïncident pas exactement, ils recherchent conjointement d’où l’erreur peut survenir) ;
• contrôle en cas de rejet d’une cotisation :
  • si l’adhérent est encore en vie ou si le problème est autre,
  • les recouvrements et ses envois de mise en demeure ;
• établit et vérifie les mandats SEPA et les documents requis pour mener à bien les prélèvements;
• établit et s’assure des reporting trimestriels tête par tête…

Concernant le contrat Horizon Obsèques, c’est l’assureur qui s’occupe directement du prélèvement des cotisations.

Comptabilité

Le comptable établit ses comptes

• vérifie avec le(s) gestionnaire(s) l’ensemble des entrées et des sorties comptables ;
• contrôle annuellement la coïncidence entre son bilan comptable et les reporting trimestriels avec l’assureur ;
• suit la sortie comptable des règlements de sinistres bénéficiaire par bénéficiaire ;
• prépare le bilan et les comptes pour le Président, le Conseil d’Administration et le Commissaire aux comptes.

Le Président avec le trésorier :

• étudient les comptes avant de les soumettre au bureau puis en Conseil d’Administration ;
• vérifient la présence éventuelle d’une erreur ou d’un oubli.

Le Commissaire aux comptes

• travaille avec le comptable pour corriger toute erreur ;
• valide les comptes et présente son résultat en Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale.

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